Senior Project Manager voor Crossborder Project
1. Context van het project
Crossborder is sinds 2017 verantwoordelijk voor de coördinatie van de organisatorische en digitale processen van Justitie. Het programma voert digitaliseringsprojecten uit die bijdragen aan een betere uitvoering van (geld)straffen en het verminderen van de administratieve werkdruk binnen Justitie, de politie en andere partners in de (financiële) strafrechtelijke keten.
De opdracht van Crossborder omvat het actief opstarten van nieuwe projecten, het monitoren en beheren van lopende projecten en de algemene coördinatie van projecten als geheel.
De belangrijkste doelstellingen van Crossborder zijn:
- Versnellen van de verwerking van boetes;
- Verminderen van de werkdruk van de betrokkenen in de strafrechtketen door een ketenaanpak;
- Digitaliseren van informatieverwerking;
- Verbeteren van de financiële uitvoering van straffen;
- Verbeteren van de dienstverlening aan het publiek.
In het kader van de digitalisering van Justitie bestaat er eveneens de grote uitdaging om de communicatie naar de burger toe te verbeteren en vooral te verduidelijken. Justitie is immers een dienstverlener naar de burger en de samenleving toe; toegankelijkheid van deze dienstverlening is dan ook nodig om het vertrouwen van de burgers in Justitie te verhogen en te zorgen voor een betere legitimiteit van Justitie en haar maatschappelijke rol.
2. Voorwerp van het project
De FOD Justitie lanceerde het project Crossborder in 2017. Het ontstond uit een Europese richtlijn die als doel heeft het verminderen van het aantal doden, gewonden en materiële schade door het consequent opleggen van sancties voor verkeersovertredingen binnen de Europese Unie. Het boeteplatform heeft het proces van onmiddellijke inning en minnelijke schikking van verkeersboetes en correctionele boetes helemaal geoptimaliseerd, mede dankzij normalisering en digitalisering. Sinds 2021 worden tevens heel wat initiatieven genomen vanuit zowel de federale als regionale overheden
in het kader van verkeer. Deze initiatieven leiden tot een continue uitbreiding van het aantal verkeersboetes en het nieuwe type verkeersboetes die door het boeteplatform worden beheerd. Daarnaast zal er ook gewerkt worden rond het begeleiden van de tenuitvoerlegging van de straf, met bijzondere focus op de financiële tenuitvoerlegging van de straf, de kernopdracht.
Crossborder is in hoofdzaak georganiseerd rond de volgende drie domeinen:
- Het domein ‘verkeersveiligheid’, met focus op het aansturen van verbeterprojecten en -initiatieven op vlak van verkeersveiligheid;
- Het domein ‘correctioneel’, met focus op het uniformeren en het digitaliseren van kleinere correctionele boetes, zoals de onmiddellijke minnelijke schikking voor drugs;
- Het domein ’dienstverlening voor de burger’, met focus op het beheren van de website JustOnWeb, de digitale verkeersboetes die raadpleegbaar zijn de website van Justitie alsook het call-center voor de boetes.
3. Kenmerken van het profiel
Als Senior Project Manager speel je een cruciale rol in het beheer en de succesvolle uitvoering van complexe projecten binnen de Federale Overheidsdienst Justitie. Je werkt nauw samen met verschillende belanghebbenden, waaronder interne teams, externe partners en overheidsinstanties zoals de Politie en de FOD Mobiliteit, om de projectdoelstellingen te realiseren. Je beschikt over uitstekende vaardigheden in stakeholdermanagement, communicatie en projectcoördinatie.
Een belangrijk onderdeel van deze functie is het optimaliseren van data-uitwisseling tussen politie en justitie. In het kader van de doelstellingen van het actieplan voor het federale verkeersveiligheidsfonds werk je aan de uitbreiding van het boeteplatform, gericht op een efficiëntere verwerking en vervolging van verkeersovertredingen. Dit project omvat de ontwikkeling van een vaststellingsapplicatie voor politie en een verbeterde analyse van camerabeelden om overtredingen zoals gordeldracht en mobiel telefoongebruik te detecteren. Doel is om de werklast te verminderen en de efficiëntie van de
strafrechtsketen te verhogen. Je bent verantwoordelijk voor de samenwerking met de Gewestelijke Verwerkingscentra (GVC) en andere relevante instanties, en voor de naleving van de nieuwe wetgeving en aanbevelingen uit audits. Je bent tweetalig (Nederlands en Frans) en beschikt over diepgaande kennis van relevante software zoals Poloffice, Microsoft Azure en MaCH.
4. Verantwoordelijkheden:
1) Stakeholdermanagement
Als Project Manager ben je eindverantwoordelijk voor het opbouwen en onderhouden van sterke relaties met bovengenoemde interne en externe stakeholders. Je staat in voor een duidelijke communicatie inzake projectvoortgang en verwachtingen. Het is jouw taak om een balans te vinden tussen soms conflicterende belangen en de noodzakelijke steun te verwerven om het project succesvol te laten verlopen.
2) Projectmanagement
Je bent verantwoordelijk voor het volledige projectmanagementproces, van de start tot de voltooiing van het project. Dit omvat het opstellen van een gedetailleerd projectplan met daarin deadlines, deliverables, mijlpalen en resourceplanning. Je bewaakt nauwgezet de voortgang van het project en stuurt tijdig bij waar nodig. Ook zorg je ervoor dat het project voldoet aan alle gestelde eisen, zowel technisch als organisatorisch. De eindverantwoordelijkheid voor het bereiken van de projectdoelen ligt bij jou.
3) Budgetbeheer
Als Project Manager ben je verantwoordelijk voor het opstellen en beheren van het projectbudget. Je maakt nauwkeurige kostenramingen en houdt de financiële gezondheid van het project gedurende de hele looptijd in de gaten. Het is jouw taak om mogelijke kostenoverschrijdingen te voorspellen en tijdig in te grijpen om het budget onder controle te houden, zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit van het project. Daarnaast rapporteer je regelmatig over de financiële status aan het management.
4) Communicatie
Je hebt sterke communicatieve vaardigheden, zowel verbaal als schriftelijk. Heldere, consistente en effectieve communicatie is een essentieel onderdeel van je rol. Je zorgt ervoor dat alle betrokken partijen, van stakeholders, teamleden tot hoger management, goed geïnformeerd zijn over de voortgang, uitdagingen en successen van het project. Dit doe je via rapportages, vergaderingen, e-mails en dashboards.
5) Softwarebeheer
Je hebt kennis van PolOffice, Microsoft Azure en MACH, Confluence, Jira,…voor projectbeheer en gegevensuitwisseling. Dit betekent dat je vertrouwd bent met de functionaliteiten van deze platforms en weet hoe je ze effectief kunt integreren in de projectworkflow.
6) Datafluxen
Je bent verantwoordelijk voor het beheer en optimaliseren van de gegevensstromen tussen politie en justitie, met aandacht voor gegevensbeveiliging en naleving van wet- en regelgeving. Jij definieert de datafluxen, wijst verantwoordelijkheden toe voor de data-invoer en -beheer, en zorgt ervoor dat gegevens up-to-date en accuraat blijven.
7) Risicobeheer
Je identificeert, beoordeelt en beheerst de risico’s die het succes van het project kunnen beïnvloeden. Dit omvat zowel interne risico's, zoals beperkte resources of technische uitdagingen, als externe risico's zoals veranderingen in de regelgeving. Je implementeert preventieve maatregelen om risico's te beperken. Indien een risico zich voordoet, ben jij verantwoordelijk voor een snelle en effectieve reactie om de impact op het project tot een minimum te beperken. Het is belangrijk dat je de risico’s goed documenteert en communiceert naar het projectteam en stakeholders.
5. Vereisten
• Bachelor- of masterdiploma in een relevant vakgebied.
• Minimaal 5 jaar ervaring in projectmanagement.
• Uitstekende communicatie- en coördinatievaardigheden.
• Vloeiend in Nederlands en Frans.
• Ervaring met Poloffice, Microsoft Azure en MaCH.
• Kennis van data-uitwisseling tussen politie en justitie.